Medie imprese: l’Erp ha un futuro nel cloud

In pratica –

Se è vero che gli Erp cloud non hanno ancora convinto, lo è anche che l’opzione è sotto la lente di Cio e Cfo di medie aziende. Ma come fare a operare la scelta più giusta tra Erp a licenza e nella nuvola? Ecco alcuni spunti.

I sistemi Erp stanno arrivando alla fine del loro ciclo di vita utile e alcune funzionalità che un tempo erano considerate fondamentali hanno perso il loro fascino.

I nuovi Erp sono piattaforme molto ampie, che spesso offrono un ventaglio di funzionalità perfino troppo ampio per le esigenze di un’azienda di medie dimensioni. Il mercato Erp SaaS per le medie aziende, va detto, non ha ancora preso piede, ma sta ricevendo parecchia attenzione. Ecco perché può essere utile, prima di compiere qualsiasi scelta, analizzare attentamente alcuni aspetti di entrambe le opzioni, on premise e cloud.

Punto di partenza: i requisiti
L’elenco delle opzioni per le infrastrutture Software-as-a-Service (SaaS), Infrastructure-as-a-service (IaaS) e Platform-as-a-Service (PaaS) sta aumentando e migliorano le funzionalità di sicurezza e gli strumenti di gestione, tutte cose che rendono il cloud una scelta non solo praticabile ma anche più degna di considerazione.
Prima di valutare specifiche opzioni on-premise o cloud, è utile sapere quale modello finanziario si adatta meglio con i piani strategici dell’azienda: investire in capitale o stanziare un budget di spesa predefinito.
Gli Erp cloud sono generalmente considerati come una spesa, mentre le implementazioni on-premise si concretizzano principalmente in spese in conto capitale. Se l’impianto o la linea di business sono in procinto di essere venduti o di essere accorpati o fusi, allora una soluzione cloud può rivelarsi economicamente vantaggiosa. Quando le organizzazioni si uniscono, infatti, i software on premise possono diventare più una responsabilità che un vantaggio. Le soluzioni cloud, inoltre, in genere forniscono un ritorno più rapido sugli investimenti, ma a lungo termine possono rivelarsi più costose.

Prendetevi il tempo per guardare anche la disponibilità delle risorse It in casa. Il costo di sistema Erp completamente in-house, soprattutto se ci sono più location, non può giustificare le risorse impiegate in termini di personale se comparato con l’outsourcing “nella nuvola”.

Qui di seguito sono elencate alcune questioni importanti che le aziende di medie dimensioni dovrebbero valutare con attenzione. Si tratta di spunti da considerare per stabilire i requisiti utili a elaborare una “short list” di fornitori di software Erp e operare la scelta più oculata tra le opzioni cloud e on-premise.

1. Ibridi o hosted. Le aziende non possono più sentirsi bloccate in uno specifico sistema, specialmente quando si tratta di software on premise. I migliori fornitori offrono un mix di opzioni, compresi i sistemi ibridi, che forniscono servizi in grado di connettere le applicazioni hosted con gli Erp on premise, tutti configurati in base alle esigenze del cliente.
 
2. Software tradizionale ospitato nel cloud. Parallelamente al fatto che i fornitori Erp che operano on-premise recuperano terreno con l’aggiunta di opzioni più modulari e configurabili, i fornitori di servizi SaaS aggiungono ampiezza e robustezza alle caratteristiche della propria offerta. Una strada percorribile consiste nell’acquistare una licenza software on-premise e ospitare l’applicazione “sulla nuvola”, in modo da sfruttare l’hardware e le infrastrutture It predisposti per l’implementazione del cloud. Alcuni provider di servizi cloud possono copiare in modo efficace l’intero ambiente Erp con il suo software di base e i sistemi operativi.

3. Accesso in mobilità. Provate a esaminare l’agilità di un fornitore di software Erp, analizzando le funzionalità mobile dell’applicazione. I dispositivi senza fili sono in grado di fornire ai dipendenti l’accesso rapido ai dati di produzione, magazzino e quelli relativi ai clienti e queste informazioni possono aiutare a ottenere un vantaggio competitivo concreto. Le funzionalità mobile delle applicazioni Erp possono anche rappresentare uno strumento efficiente per snellire e accelerare processi di business specifici.

4. Personalizzazione vs configurazione. Le applicazioni in commercio oggi sono quasi tutte ben progettate, modulari e configurabili, cosa questa che aiuta a minimizzare la personalizzazione e il relativo costo associato. L’Erp SaaS tende ancora a essere più configurabile rispetto al software on premise, ma i fornitori tradizionali stanno recuperando terreno. Identificare le aree in cui le personalizzazioni possono essere necessarie, con un occhio di riguardo particolare per workflow, privilegi d’accesso, integrazione dei dati, reportistica e sicurezza. La personalizzazione può essere parecchio costosa e l’alternativa consiste nel decidere se le pratiche commerciali attuali possono essere modificate per adattarsi alle funzionalità off-the-shelf.

5. Funzionalità operative del cloud. I migliori fornitori di Erp cloud possono facilmente mettere “nero su bianco” e divulgare le loro prassi e certificazioni relative alla governance dei dati, alla conformità alle normative e alla sicurezza dei record. Le procedure operative devono includere automatismi di gestione della protezione nonché la capacità di rispondere dinamicamente ai mutamenti intervenuti nelle risorse storage e di rete, il tutto garantendo piena visibilità al cliente di tali cambiamenti.

6. Calcolo dei costi di entrambe le opzioni, SaaS e on-premise. Un sistema Erp cloud dovrebbe prevedere canoni di abbonamento mensili semplici e prevedibili. Alcuni fornitori di Erp SaaS possono inizialmente sembrare meno costosi, ma comprendendo nel calcolo tutti gli utenti, le funzionalità, lo storage e le risorse di rete necessarie per utilizzare questi sistemi, i costi possono lievitare sensibilmente. Il confronto andrà fatto con il computo complessivo dei costi delle licenze software, dell’infrastruttura hardware e software, della manutenzione e dell’aggiornamento, oltre che quelli del personale. Entrambe le opzioni, non va dimenticato, possono rendere necessarie delle personalizzazioni, quindi i relativi costi non vanno sottovalutati.

7. Comprensione del business da parte del vendor di Erp. Capire i propri processi produttivi e le proprie necessità è importante per determinare quanto si possa considerare affidabile il fornitore in termini della sua capacità di riuscire a creare una soluzione che sia in grado di adattarsi perfettamente all’ambiente della società. Conoscere la direzione strategica della propria azienda e identificare i requisiti funzionali degli Erp sono passi importanti prima di stilare una “short list” dei vendor Erp. Questo è importante anche per comprendere bene ciò che si vuole ottenere prima di capire le modalità con le quali queste necessità potrebbero essere soddisfatte.

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